30 april 2018
Sales in de bouw
Woonkwartier en Stadlander, slechts twee van de vele woningcorporaties waarbij we dagelijks het onderhoud aan huurwoningen verzorgen. Dit gaat om werkzaamheden zoals het vastzetten van een deurklink maar ook om het verzorgen van mutaties en het vervangen van keuken, badkamer, toilet (bipa’s). Elke dag betekent dat heel veel opdrachtbonnen uitvoeren en verwerken voor onze medewerkers van de bouwservice.
Zo ging het eerst.
We ontvingen een mail vanuit de opdrachtgever met een pdf. bestand als opdracht of moesten zelfs inloggen in een speciaal aannemersportaal om dan de opdracht over te typen. De opdracht werd dan uitgeprint en gepland door onze uitvoerders om vervolgens onze servicemedewerkers met een stapel bonnen op pad te sturen. Al die tijd had de woningcorporatie geen inzicht in de status van de opdracht. Is er al een afspraak ingepland? Wanneer wordt de opdracht uitgevoerd? En dan hebben we het nog niet gehad over de facturatie. Onze administratie maakte een factuur, printte deze uit en scande hem vervolgens weer in met de juiste bon. Pas dan kon deze worden verstuurd naar de opdrachtgever.
Toen zagen we wat licht aan het einde van de tunnel. En wel in de vorm van de ‘Ketenstandaard’. De afgelopen jaren heeft onze ICT afdeling ontzettend hard gewerkt aan het digitaliseren van deze trajectstroom samen met de woningcorporaties en leveranciers zoals Exact.
Ketenstandaard beheert de berichtenstandaard voor elektronische communicatie tussen verschillende partijen in de keten (bouw & installatiesector). Door middel van de software onafhankelijke berichtstandaard wordt het mogelijk om heel efficiënt gegevens uit te wisselen tussen verschillende computersystemen.
Hoe werkt het dan nu?
De opdracht van de woningcorporatie komt direct digitaal aan in ons systeem. We hoeven niks meer uit te printen, over te typen of in te scannen. Onze afdeling planning, plant de opdracht vervolgens in bij de juiste medewerker. Deze ziet per dag op zijn of haar Ipad de opdracht verschijnen met het juiste adres. Ondertussen houdt de afdeling planning overzicht met een fantastisch planscherm waarop ook de locatie van de servicemedewerkers zichtbaar is. Bij calamiteiten kunnen we daardoor extra snel en efficiënt handelen.
Tussentijds is het voor de opdrachtgever steeds inzichtelijk hoever wij met de opdracht zijn. Dit gebeurt door het verzenden van statusberichten. Zij kunnen zien of de afspraak is in gepland en wanneer, maar ook wanneer de opdracht is afgerond en of er bijzonderheden zijn. Zo houdt de corporatie steeds de voortgang inzichtelijk in haar eigen systeem.
Onze medewerkers houden op hun Ipad precies het aantal uren per opdracht bij en het materiaal dat ze gebruiken. Een hele transparante manier van samenwerken dus. Doordat zij digitaal hun uren invoeren, scheelt dit ook weer werk voor de medewerkers van de loonadministratie. De totale bon wordt omgezet in een juiste factuur bij de opdracht en zelfs dit komt automatisch in het eigen factuursysteem van de woningcorporatie.
Voor het onderhoud aan het woningbezit van Stadlander zijn naast ons nog een aantal andere onderhoud regisseurs betrokken. Allemaal werken we inmiddels volgens dit principe. Een mooi voorbeeld van echte ketensamenwerking!
Het digitaliseren van soortgelijke processen is een opkomend en actueel onderwerp. We zijn er als De Kok Bouwgroep dan ook best trots op dat we als een van de weinige aannemers in Nederland bij meerdere corporaties live zijn met dit traject. Met minimale handelingen voor zowel opdrachtgever als –nemer wordt het dagelijks onderhoud zo steeds efficiënter én kosten bewuster ingericht.